هر شرکتی پس از ثبت شدن در اداره‌ی ثبت شرکت‌ها و در طول فعالیت خود می‌تواند تغییراتی در ساختار، نام، میزان سرمایه، تعداد شرکا و … داشته باشد که برای این کار، لازم است مراحلی طی و تغییرات اعمال شده، ثبت شوند.
در نخستین گام برای ایجاد هر تغییر، جلسه‌ای با حضور اعضای شرکت برگزار و نتیجه‌ی این جلسه، به‌شکل صورتجلسه‌ای معتبر تنظیم می‌شود که تمامی اعضا مکلف به امضا کردن آن هستند. پس از این مرحله، لازم است تغییرات ایجاد شده درسامانه‌ی اداره‌ی ثبت شرکت‌ها به‌ثبت برسد تا شکل قانونی به خود بگیرد و نهایی شود.
شرکت سهامی خاص چیست؟
شرکت سهامی خاص یکی از انواع هشت‌گانه‌ی شرکت در قانون تجارت ایران است که ویژگی مهم آن، ارائه‌ی تمامی سرمایه‌ی شرکت توسط شرکا و تقسیم سرمایه به سهام است.
از دیگر ویژگی‌های آن می‌توان به تقسیم مسئولیت هریک از شرکا بر اساس میزان سهام‌شان اشاره کرد.
نهادهای تصمیم‌گیرنده برای ثبت تغییرات در شرکت سهامی خاص
در شرکت‌های سهامی (عام و خاص) سه نهاد، مرجع تصمیم گیرنده درباره‌ی فعالیت و تغییرات شرکت هستند.
۱) مجمع عمومی عادی:
مجمع عمومی عادی، مجمعی است که با حضور سهامداران و مدیران شرکت، به‌صورت سالانه و پس از پایان سال مالی شرکت برگزار می‌شود که در آن به تجزیه و تحلیل صورت‌های مالی شرکت می‌پردازند.
به‌طور کلی تصمیم‌گیری درباره‌ی تغییراتی که در حوزه‌ی انحلال و ادغام شرکت، تغییر موضوع شرکت، تغییر مفاد اساسنامه، تغییر آدرس شرکت، ورود و خروج اعضا و تغییر نام شرکت است، در این مجمع انجام می‌شود.
همچنین تنظیم صورت‌های مالی و انتخاب هیئت مدیره باید با صلاح‌دید مجمع عمومی عادی انجام شود.
۲) مجمع عمومی فوق‌العاده:
هر مجمعی که غیر از مجمع عمومی عادی برگزار می‌شود، مجمع عمومی فوق‌العاده می‌گویند که در صورت نیاز و با تصمیم هیئت‌مدیره تشکیل می‌شود.
در مجمع عمومی فوق‌العاده باید بیش از نصف سهام‌دارانی که حق رأی دارند، حاضر باشند و تصمیمات با اکثریت دو سوم آرای افراد حاضر در جلسه اعتبار دارد.
تصمیم‌گیری برای ایجاد تغییرات در اسم شرکت، آدرس و مکان شرکت، تغییر مفاد اساسنامه، تغییر و الحاق موضوع شرکت، ورود و خروج اعضای شرکت و ادغام و انحلال شرکت باید با صلاح‌دید مجمع عمومی فوق‌العاده انجام شود.
۳) جلسه‌ی هیئت مدیره:
تغییر هیئت مدیره، انتخاب و تغییر مدیرعامل و مشخص کردن صاحبان امضاء در شرکت سهامی خاص با صلاح‌دید جلسه هیئت مدیره انجام می‌شود.
صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
ثبت تغییرات شرکت سهامی خاص نیز همانند ثبت شرکت سهامی خاص الزامی است. هر تغییری که ایجاد می‌شود باید در قالب صورتجلسه تنظیم شود و ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص طبق قانون الزامی است.
انواع صورت‌جلسات تغییرات در شرکت‌های سهامی خاص را بشناسید.
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی عادی سالیانه برای انتخاب مدیران و بازرسان، روزنامه و تصویب تراز در شرکت‌های سهامی خاص
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی عادی به طور فوق‌العاده برای انتخاب مدیران و بازرسان، روزنامه و تصویب تراز در شرکت‌های سهامی خاص
صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره برای تعیین سِمت و دارندگان امضای مجاز
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده برای اجازه نقل و انتقال سهام
صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره درباره‌ی اجازه‌ی نقل و انتقال سهام (در صورتی که وفق اساسنامه هیئت‌مدیره مجاز به صدور اجازه باشد)
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی تغییر محل
صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره درباره‌ی تغییر محل
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی تغییر نام شرکت سهامی خاص.
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی تغییر موضوع
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی انحلال شرکت
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی کاهش سرمایه اختیاری
صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره درباره‌ی عملی شدن کاهش سرمایه اختیاری
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی کاهش سرمایه اجباری
صورت‌جلسه‌ی مجمع عمومی فوق‌العاده درباره‌ی افزایش سرمایه
صورت‌جلسه‌ی هیئت‌مدیره درباره‌ی عملی شدن افزایش سرمایه
صورت‌جلسه‌ی تبدیل سهام بانام به بی‌نام
صورت‌جلسه‌ی تبدیل سهام بی‌نام به بانام
صورت‌جلسه‌ی پرداخت سرمایه تعهدی شرکت
صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص درباره‌ی کاهش یا افزایش تعداد اعضای هیئت‌مدیره
صورت‌جلسه‌ی انتخاب مدیر یا مدیران و ناظر یا ناظران تصفیه
صورت‌جلسه‌ی جلسه‌ی هیئت‌تصفیه
این نکته‌ی بسیار مهم برای ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص را به‌خاطر بسپارید که طبق بخش‌نامه‌ی جدید قوه‌ی قضائیه، افزودن بند اقرارنامه به صورت‌جلسه‌ی ثبت تغییرات الزامی است.
براین اساس، لازم است تا عبارت زیر در تمامی صورت‌جلسه‌های تغییرات که در سربرگ شرکت تنظیم شده و ممهور به مهر شرکت و امضای سهامداران است، درج شود.
«کلیه‌ی اعضای هیئت‌مدیره اقرار می‌نمایند که دارای سوءپیشینه‌ی کیفری نیستند و مشمول ممنوعیت‌های مندرج در اصل ۱۴۱ قانون اساسی جمهوری اسلامی ایران و مواد ۱۱۱ و ۱۲۶ لایحه اصلاحی قانون تجارت نمی‌شوند.»
مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت سهامی خاص
۱) تنظیم صورتجلسه: بسته به نوع تغییر و مرجع تصمیم‌گیرنده درباره‌ی تغییرات، نحوه‌ی تنظیم صورت‌جلسه‌ی تغییرات متفاوت است.
۲) آماده‌سازی مدارک شناسایی اعضا
۳) آماده‌سازی مدارک مربوط به مشخصات شرکت
۴) آماده سازی و ثبت مدارک مربوط به تغییرات در اداره‌ی ثبت شرکت‌ها: مدارک مربوط به ثبت تغییرات در اداره‌ی ثبت شرکت‌ها متناسب با هر تغییری، متفاوت است. برای آگاهی درباره‌ی مدارک مورد نیاز برای هر تغییر می‌توانید به سامانه‌ی اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و مدارک مورد نیاز را آماده کنید.
۵) ثبت درخواست تغییرات در اداره ثبت شرکت‌ها: تا پیش از این، برای ثبت تغییرات شرکت نیاز به مراجعه‌ی حضوری به اداره‌ی ثبت شرکت‌ها بود اما، با راه اندازی سامانه‌ی اینترنتی اداره‌ی کل ثبت شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری، نیازی به مراجعه‌ی حضوری متقاضیان نیست.
۶) دریافت گواهی ثبت آگهی: کارشناسان پس از بررسی مدارک ارسال شده، نسبت به صدور گواهی ثبت آگهی اقدام می‌کنند.
۷) درج آگهی در روزنامه رسمی
۸) انتشار آگهی تغییرات در روزنامه کثیرالانتشار: تغییرات در شرکت زمانی جنبه قانونی به خود می‌گیرد و نهایی می‌شود که آگهی تغییرات ایجاد شده در روزنامه کثیرالانتشار، منتشر شود.