ثبت شرکت با مسئولیت محدود یکی از رایج‌ترین و محبوب‌ترین روش‌های رسمی‌سازی کسب‌وکار در ایران است. بسیاری از افراد و تیم‌ها برای شروع فعالیت اقتصادی، این نوع شرکت را به دلیل سادگی روند ثبت، حداقل سرمایه و انعطاف در تصمیم‌گیری‌ها انتخاب می‌کنند. اما برای آنکه این مسیر به‌درستی طی شود، آشنایی با مراحل دقیق آن ضروری است.
انتخاب نام مناسب برای شرکت
اولین گام، انتخاب نامی منحصربه‌فرد و قانونی است که با قوانین اداره ثبت شرکت‌ها تطابق داشته باشد. نام شرکت نباید تکراری باشد، نباید از واژه‌های ممنوعه استفاده کند و حتماً باید فارسی و دارای معنی مشخص باشد. ترکیب اسم باید سه‌کلمه‌ای یا بیشتر باشد، و بهتر است بار معنایی مناسب با حوزه کاری داشته باشد.
نکته: حتی اگر برند خاصی در ذهن دارید، نام شرکت و برند می‌توانند با هم متفاوت باشند. برای حفاظت از برند، بهتر است پس از ثبت شرکت، فرآیند ثبت برند را نیز پیگیری کنید.
تعیین موضوع فعالیت
در گام بعدی باید موضوع فعالیت شرکت مشخص شود. این موضوع می‌تواند بازرگانی، خدماتی، تولیدی یا فنی باشد. موضوع فعالیت باید قانونی، قابل اجرا و در صورت نیاز، دارای مجوزهای لازم از مراجع ذی‌صلاح باشد.
برخی فعالیت‌ها مثل خدمات حمل‌ونقل بین‌المللی، مشاوره حقوقی یا فعالیت‌های پزشکی نیاز به مجوزهای خاص دارند. در صورت نداشتن مجوز، ممکن است ثبت شرکت با مشکل مواجه شود یا در ادامه، امکان دریافت کداقتصادی و سایر مجوزها فراهم نباشد.
تنظیم و تهیه مدارک مورد نیاز
برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود، مدارک مشخصی نیاز است:
- کپی شناسنامه و کارت ملی همه شرکا
- دو نسخه امضاشده از شرکت‌نامه
- دو نسخه امضاشده از اساسنامه شرکت
- دو نسخه امضاشده از تقاضانامه ثبت شرکت
- صورتجلسه مجمع مؤسسین
- وکالت‌نامه رسمی در صورت اقدام توسط وکیل
در صورت داشتن شریک حقوقی (مثلاً شرکت دیگر)، مدارک بیشتری مانند روزنامه رسمی شریک حقوقی نیز مورد نیاز خواهد بود.
تعیین میزان سرمایه اولیه شرکت
طبق قانون، شرکت با مسئولیت محدود با حداقل یک‌میلیون ریال سرمایه اولیه قابل ثبت است، اما در عمل بهتر است سرمایه‌ای واقعی و متناسب با فعالیت شرکت تعیین شود.
سرمایه شرکت باید به‌صورت نقدی یا غیرنقدی باشد و تمام آن در هنگام ثبت تعهد شود. نیازی به واریز سرمایه به حساب بانکی در این مرحله نیست؛ تنها تعهد کافی است.
مشخص کردن مدیران و نحوه اداره شرکت
در شرکت با مسئولیت محدود، مدیرعامل می‌تواند از میان شرکا یا خارج از شرکت انتخاب شود. مدت‌زمان مدیریت و اختیارات باید در اساسنامه درج شود. این مورد اهمیت زیادی دارد، زیرا در آینده بر تصمیم‌گیری‌های شرکت و مسئولیت‌های قانونی تأثیرگذار است.
شرکت‌های با مسئولیت محدود الزامی به داشتن هیئت‌مدیره یا بازرس ندارند، مگر اینکه شرکا آن را در اساسنامه تعیین کنند.
تنظیم و امضای اساسنامه، تقاضانامه و شرکت‌نامه
این سه سند، پایه حقوقی شرکت را تشکیل می‌دهند:
- اساسنامه: شامل ساختار کلی شرکت، اختیارات مدیران، نحوه تقسیم سود و…
- شرکت‌نامه: توافق میان شرکا برای تأسیس شرکت
- تقاضانامه: درخواستی رسمی برای ثبت شرکت که به اداره ثبت ارائه می‌شود
این مدارک باید توسط همه شرکا امضا شده و به‌صورت رسمی تهیه شوند. معمولاً در قالب‌های آماده توسط کارشناسان ثبتی تنظیم می‌شوند، اما در صورت دانش کافی می‌توانید شخصاً آن‌ها را تهیه نمایید.
ثبت نهایی در سامانه اداره ثبت شرکت‌ها
پس از تهیه مدارک، باید به سامانه ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و اطلاعات شرکت را در مراحل مختلف وارد نمایید. این مراحل شامل ورود اطلاعات اولیه، بارگذاری مدارک و انتخاب نام شرکت است.
پس از تأیید نام، پرونده فیزیکی شامل مدارک باید به اداره ثبت شرکت‌ها ارسال شود یا توسط پیک به آدرس تعیین‌شده تحویل داده شود.
دریافت آگهی تأسیس شرکت در روزنامه رسمی
پس از بررسی پرونده و صدور شماره ثبت، شرکت شما به‌طور رسمی ثبت شده و باید آگهی تأسیس آن در روزنامه رسمی کشور منتشر شود. این آگهی سندی معتبر برای اثبات وجود حقوقی شرکت به‌شمار می‌آید.
بدون درج این آگهی، بسیاری از ادارات و نهادها، شرکت را به رسمیت نمی‌شناسند.
اقدام برای دریافت کداقتصادی، پلمپ دفاتر و سایر مجوزها
پس از ثبت شرکت، باید برای اخذ کداقتصادی اقدام کنید تا امکان فعالیت رسمی و قانونی در حوزه مالیاتی داشته باشید. همچنین دریافت پلمپ دفاتر قانونی، افتتاح حساب بانکی شرکتی و اخذ مجوزهای مرتبط با حوزه فعالیت باید در دستور کار قرار گیرد.
در صورتی که هنوز شرکت خود را ثبت نکرده‌اید، می‌توانید به‌سادگی از خدمات مشاوره تخصصی در ثبت شرکت بهره‌مند شوید.
جمع‌بندی
ثبت شرکت با مسئولیت محدود فرایندی قانونی، گام‌به‌گام و نسبتاً ساده است، به شرطی که اطلاعات کامل و درستی از مراحل داشته باشید. توجه به جزئیاتی مانند تنظیم دقیق مدارک، انتخاب نام مناسب و ثبت اصولی می‌تواند در آینده شرکت شما را از بسیاری از چالش‌های اداری و حقوقی نجات دهد.