گرفتن گواهینامه ایزو برای شرکت‌ها و سازمان‌ها یکی از موضوعاتی ست که همواره ذهن مدیران و مسئولین سازمان‌ها را به خود درگیر می‌کند. برای این مدیران و تصمیم گیرندگان اهمییت فراوانی دارد که علاوه بر روش‌های اخذ ایزو معتبر، بدانند گواهینامه‌ی ایزو اساساً به چه کار سازمان‌شان می‌آید و اصلاً چرا باید ایزو بگیرند.
برای پاسخ به سؤالات فوق و کسب اطلاعات در مورد ایزو و ترتیب و توالی فرآیند‌های آن، این مقاله را تا پایان دنبال کنید. تمامی خدمات و فرآیند‌های صدور ایزو معتبر توسط مؤسسه حقوقی خوارزمی ارائه می‌شود.
ایزو چیست؟
سازمان ایزو یا سازمان بین‌المللی استاندارد‌سازی (International Organization for Standardization) یک سازمان غیردولتی بین‌المللی مستقر در ژنو سوییس است که در 1947 با هدف یکپارچه‌سازی فرآیند‌های استاندارد‌سازی در سطح جهان تأسیس گردید (ذکر این موضوع ضروری به نظر می‌رسد که کلمه ایزو سرواژه‌ی نام شرکت فوق نیست بلکه از کلمه‌ی یونانی (ISOS) به معنای یکپارچه‌سازی گرفته شده است)
این سازمان در راستای یکپارچه‌سازی معیار‌های استاندارد برای کسب و کار‌ها و سازمان‌ها در سراسر جهان، سازوکار‌ها و پارامتر‌های مختلفی را در قالب ایزو‌های مختلف تهیه و منتشر نموده است که شرکت‌ها با توجه به ارتباط و نیازشان می‌توانند در صورت کسب و تحصیل معیار‌های مذکور، گواهی استاندارد و ایزوی مربوطه را از سازمان ایزو دریافت نمایند.
انواع گواهی ایزو
صد‌ها گواهی ایزو و استاندارد در سراسر جهان به فراخور شرایط و قوانین کشور‌ها تعیین و اخذ می‌شود. اما در اینجا سه گواهینامه معروفتر و بیشتر مورد اقبال ایزو معرفی می‌شود:
ایزو 9001:2015 که استاندارد عمومی سیستم‌های مدیریت کیفیت سازمانی (QMS) است. در واقع دارنده گواهی ایزو9001 تمام خط تولید خود را همواره زیرنطر دارد و پیوسته کیفیت محصولش را حفظ کرده و نقاط ضعف سیستم را می‌شناسد و نسبت به رفع آن‌ها اقدام می‌کند.
اخذ ایزو 9001 با افزایش بهره وری مدیریتی شرکت، علاوه بر ایجاد یکپارچگی و یکتایی در کیفیت محصول با ایجاد نظم و ترتیب در مراحل تولید و ارائه راهکار برای بهبود تولیدات، یک نظارت کامل در خط تولید به وجود می‌آورد. این ایزو پایه‌ی انواع گواهینامه‌های ایزو است و دریافت آن معمولاً پیش از دریافت سایر گواهینامه‌های ایزو انجام می‌شود.
ایزو 14001:2015 که استاندارد سیستم‌های مدیریتی محیط زیستی‌ست و سازمان‌هایی که به محیط زیست خود و ارگانیزم‌هایی که در آن زندگی می‌کنند اهمییت می‌دهند به سراغ آن می‌روند.
این گواهی با هدف کاهش انواع آلودگی مانند آلودگی آب و ایجاد پساب، آلودگی خاک، آلودگی هوا و ایجاد ریزگرد یا بخارات سمی حاصل از تولید یا گاز‌های حاصل از سوختن و آلودگی‌های صوتی دریافت می‌شود و به این معنی‌ست که شرکت دریافت‌کننده با رعایت قوانین و الزامات آن، دوستدار محیط زیست است.
ایزو 27001:2018 که استاندارد مدیریت امنیت اطلاعات است و کسب معیار‌ها و دریافت آن با هدف افزاش امنیت سیستم‌های اطلاعاتی شرکت، چه آفلاین و چه آنلاین، انجام می‌پذیرد.
ایزو‌های معروف دیگری نیز، نظیر ایزو 45001:2018 (سیستم مدیریت ایمنی و بهداشت شغلی) یا IMS (که دریافت آن برابر با دریافت سه ایزوی 9001،14001 و 45001 است)، ایزو22000 (مدیریت ایمنی صنایع غذایی)، HSE (دریافت دو ایزوی 14001 و 45001)، ایزو 10004 (مدیریت سنجش رضایت مشتریان)، ایزو 10002 (مدیریت رسیدگی به شکایات مشتریان) و…. با توجه به نیاز و حیطه‌ی فعالیت سازمان‌ها و شرکت‌ها قابل دریافت هستند.
مؤسسه حقوقی خوارزمی در راستای مسئولیت سازمانی خود، امکان پارامترسنجی و صدور معتبر تمامی گواهینامه‌های ایزو که پیشتر معرفی گردید، را داراست.
مزایای دریافت گواهینامه‌های ایزو
- گرفتن گواهینامه ایزو برای شرکت‌ها بیشتر از صرف هزینه در واقع پس انداز منابع و کنترل هزینه است. چرا که صرفه‌جویی‌های حاصل از رعایت پارامتر‌های ایزو که باعث کاهش هزینه‌های قطعات، کاهش مواد اولیه غیر ضروری، کاهش ضایعات و … می‌گردد به قدری برجسته و چشمگیر است که هر گونه سرمایه‌گذاری در راستای حرکت به سمت آن را توجیه‌پذیر و اقتصادی می‌کند.
- همچنین گواهی ایزو از آنجا که سندی بین‌المللی ست، موانع تجاری و اقتصادی را کنار‌زده و راه سازمان برای ورود به بازار‌های بین‌المللی و تعامل با شرکت‌های خارجی را هموار می‌کند. سازمانی با استاندارد‌های مدیریتی که در سطح جهان معتبر به شمار می‌آید، طبعا بازار بزرگتر و مشتری‌های جدی‌تری خواهد داشت، رضایتمندی مشتری بیشتر خواهد بود و در نهایت سازمان مسئولیت خود در زمینه محیط زیست، ایمنی و بهداشت کارمندان و … را انجام می‌دهد و وجهه‌ی بهتری نیز خواهد داشت.
- شرکت‌ها و سازمان‌های دولتی نیز علاوه بر اینکه می‌توانند با دریافت گواهینامه‌های ایزو، اعتبار سازمانی خود را بالاتر ببرند، در نهایت باعث تغییر سیاست‌های دولتی و تغییر قوانین داخلی به نفع بهبود پارامتر‌های ایزو می‌شوند. علاوه بر آن سازمان‌های نظارتی دولتی نیز می‌توانند با استفاده از معیار‌ها و ضوابط ایزو نقش نظارتی خود را بهتر و مؤثرتر ایفا نمایند.
- ایجاد ذهنیت پیشرو و کیفیت محور نیز از دیگر مزایای دریافت گواهینامه ایزو است. این که سازمان شما مدام پیگیر برقراری هرچه بهتر استاندارد‌های مرجع باشد، بالا بردن کیفیت در همه‌ی سطوح را در ذهن و کارکرد مدیران و کارکنان نهادینه می‌کند.
- یک گواهی استاندارد معتبر، تشتط و نایکپارچگی را از بین می‌برد و همه را فارغ از سلیقه‌ها، برای حرکت به سمت افزایش کیفیت، همراه و هم مسیر می‌کند.
فواید استقرار سیستم‌های مدیریتی مبتنی بر استاندارد‌های ایزو فراوانند و مزایای فراوان دریافت گواهینامه منحصر به این موارد نمی‌شوند.
مراحل دریافت گواهینامه ایزو معتبر
مرحله اول: برآورده کردن و عملی نمودن الزامات و شروط
سازمان و شرکتی که درصدد اخذ گواهینامه ایزو می‌باشد طبعا پیش از هر چیز می‌بایست پارامتر‌ها و بند‌هایی که در آن گواهینامه‌ی ایزو مدنظر بوده است را به خوبی و به طور کامل در سطح سازمان برآورده سازد به طوری که قابل مشاهده و ارزیابی باشند.
به عنوان مثال در دریافت گواهینامه‌ی ایزو 9001:2015 که معمول‌ترین و متداول‌ترین گواهینامه ایزو است، می‌بایست ابتدا ده بند اصلی و زیربند‌های فرعی آن را مدنظر قرار گیرد. سپس با نظر یک مشاور متخصص و کارشناس ایزو، بند‌هایی که بی‌ارتباط به فعالیت‌های شرکت و سازمان مورد نظر است، مستثنی و حذف شوند.
سپس کنترل شود که باقی بند‌ها همگی در سازمان به خوبی اجرا شوند به طوری که قابل مشاهده باشند. زیرا فرد ممیز و کارشناس اعطای ایزو، به دنبال شواهد قابل مشاهده‌ای است که نشان دهد بند‌های ایزو در سازمان اجرا می‌شوند.
طبعا پیاده‌سازی و اجرا (Execution) بند‌های استانداردی در هر زمینه نیز می‌بایست با مشورت و تحت نظر متخصص مشاور در آن زمینه باشد تا به بهترین شکل اجرا گردد.
مؤسسه حقوقی خوارزمی با کارشناسان متخصص، طرف مشورت برای اجرا و پیاده‌سازی الزامات استاندارد‌ها می‌باشد.
بنابراین مرحله‌ی اول اطمینان از اجرای کامل بند‌های مربوطه‌ی ایزوی مورد نظر در سازمان است.
مرحله دوم: تعیین مرجع صدور گواهینامه ایزو معتبر (CB)
پس از اجرایی کردن الزامات و بند‌های استاندارد مورد نظر در سازمان، نوبت به انتخاب یک شرکت به عنوان مرجع معتبر به عنوان مرجع اعطای گواهینامه (Certification Body) می‌رسد. بسیار مهم است که مرجع انتخابی اعتبار و شهرت مناسب را داشته باشد تا از هزینه‌های بعدی ناشی از صدور گواهی‌های تقلبی یا مشکل‌دار جلوگیری شود.
جهت اعتبارسنجی CBها می‌توانید از سازمان‌های بین‌المللی نظیر فروم بین‌المللی اعتبار سنجی (International Accreditation Forum IAF) یا سازمان اعتبار سنجی برای مراجع صدور گواهی امریکا (ASCB) به صورت آنلاین استعلام بگیرید و از اعتبار مرجع اعطای گواهی خود مطمئن شوید.
این مرحله بسیار مهم است. با مشورت با کارشناسان خبره حوزه ایزو از اشتباهات آینده جلوگیری کنید.
مرحله سوم: ممیزی شرکت
در این مرحله و پس از تعیین CB که به آن مشاور اعطای ایزو نیز گفته می‌شود، می‌بایست قدم‌های زیر طی شوند:
- دریافت و تکمیل فرم پرسشنامه از مشاور و تعیین ماهیت سازمان و برآورد هزینه‌ها
- عقد قرارداد مشاوره و برگزاری جلسات هماهنگی با هدف شناسایی الزامات و تحصیل آن‌ها
- آموزش اصول ایزو به کارمندان و مدیران و نهایتاً اطمینان از برقراری همه جانبه الزامات استاندارد
- پیش ممیزی برای سنجش آمادگی شرکت
- عقد قرارداد دریافت ایزو
- دو مرحله ممیزی
ممیزی شرکت‌ها به این صورت است که ابتدا کارشناس ممیز به صورت حضوری یا غیرحضوری (در دوران همه‌گیری کرونا) اجرای استاندارد‌های ایزو را در شرکت بررسی می‌کند و یک Gap Analysis از فعالیت‌های مورد نیاز جهت استقرار استاندارد ارائه می‌نماید که می‌بایست رعایت بشوند و نشده‌اند.
این تحلیل در واقع یک برنامه اجرایی مفید برای ادامه‌ی کار شرکت هم می‌تواند باشد. توجه کنید که عدم تطابق با استاندارد‌ها در این مرحله نگران‌کننده نیست و فقط می‌بایست ایرادات سازمان خود را برطرف کنید.
سپس ممیزی مرحله دوم به منظور اطمینان از استقرار استاندارد‌ها صورت می‌گیرد و این انطباق بررسی می‌شود. در صورتی که همه چیز درست و بی‌مشکل باشد، گواهی ایزو مربوطه برای شما صادر خواهد شد. در غیر این صورت حسابرس و ممیز راه حل‌ها و مراحل لازم برای قرارگیری شرکت در روال درست را به شما نشان خواهد داد.
این بررسی توسط CB شما می‌تواند به صورت دوره‌ای و اصطلاحاً مراقبتی ادامه یابد تا اطمینان حاصل شود که الزامات ایزو در شرکت همچنان در حال اجراست.
مرحله چهارم: استمرار و نگهداری از سیستم
گواهینامه ایزو سه سال اعتبار دارد و پس از آن جهت تمدید مجدد باید ممیزی صورت گیرد. البته شرکت هر سال نیز مورد حسابرسی و ممیزی قرار خواهد گرفت. واضح است که نگهداری این مدرک معتبر و صیانت از ارزش‌های آن از اخذ آن دشوارتر است و شما می‌توانید به راحتی با عدم حمایت مدیریت و عدم استمرار در آموزش کارکنان یا عدم رعایت مستمر اصول مدیریتی درست، گواهینامه ایزو خود را از دست بدهید.
شرایط و مدارک اخذ گواهینامه ایزو
علاوه بر الزامات داخلی و استاندارد‌های ایزو، شرایط اداری دیگری نیز می‌بایست برای گرفتن گواهینامه ایزو برقرار باشند:
- شرکت یا سازمان می‌بایست با توجه به فعالیت‌های خود، پروانه‌ها و جواز‌های دولتی و رسمی لازم را گرفته باشد.
- سازمان از لحاظ قانونی و حقوقی می‌بایست وجود داشته باشد و به ثبت رسیده باشد.
- اگر یک واحد صنفی اقدام به دریافت ایزو می‌نماید پروانه‌های لازم را گرفته باشد.
- سازمان باید رفتاری مطابق با قوانین و قواعد ملی و حاکمیتی داشته باشد.
مدارک لازم برای صدور و اخذ گواهینامه ایزو به دو دسته تقسیم‌بندی می‌شوند: مدارک فنی و مدارک اداری
مدارک اداری مدارک حقوقی و ثبتی شرکتی هستند، شامل اسناد ثبتی شرکت‌های حقوقی یا مدارک ثبتی صاحبین علائم تجاری. همچنین مجوز‌ها و پروانه‌های حاکمیتی در صورت لزوم می‌بایست ارائه شوند.
مدارک فنی نیز منظور مستندات، فرم‌های سازمانی، دستورالعمل‌ها و روش‌های اجرایی پارامتر‌ها و الزامات هر گواهی ایزو است. چنین مدارکی می‌بایست توسط مشاورین متخصص و صاحب‌نظر در زمینه مورد گواهی، تهیه و ارائه شوند.
سخن آخر
همانطور که از توصیفات بالا معلوم گردید، فرآیند گرفتن گواهینامه ایزو، یک پروسه‌ی طولانی مدت (بین 2 تا 6 ماه) و پر از چالش و آمد و شد اسناد و نفرات است، بنابراین شایسته و حتی شاید بایسته است که اجرای این پروسه را به عهده‌ی یک مجموعه‌ی متخصص از مشاورین و نفرات اجرایی آشنا به روال کار بسپارید.
مؤسسه حقوقی خوارزمی با کادر مجرب و آموزش دیده خود، تمامی خدمات مربوط به دریافت و ممیزی و مشاوره گواهینامه ایزو را ارائه می‌دهد.
در نهایت ذکر این نکته مجدداً ضروری‌ست که گرفتن گواهینامه ایزو فرآیند راحتی نیست و هزینه‌های وقتی و پولی می‌طلبد اما بدانید فواید و مزایای آن به قدری گسترده و وسیع هستند که گرفتن آن را کاملاً توجیه‌پذیر و با ارزش می‌کنند.