بر طبق قانون تجارت ایران، هر شرکت در حال فعالیت نیاز به ثبت در اداره‌ی ثبت شرکت‌ها دارد تا ضمن بهره‌مندی از فواید آن، مشمول قوانین کشور شده و در صورت بروز هرگونه خسارت یا کلاه‌برداری بتواند از حق و حقوق خود دفاع کند. یک شرکت برای انسجام فعالیت‌های دو یا چند شریک کاری با اهداف مشخص ایجاد و ثبت می‌گردد. پس از وضع قوانین تسهیل‌کننده‌ی ثبت شرکت در سال 97 شمسی، می‌توان با داشتن تصویر شناسنامه و کارت ملی از طریق سامانه‌ی ثبت شرکت‌ها و بدون مراجعه‌ی حضوری، شرکت را به ثبت رساند. این سامانه به مراکز اعلام سوپیشینه و دیگر مراکز ذیربط متصل بوده و در صورت عدم مشکل، ثبت شرکت را بدون اخطار یا ارور به انجام خواهد رساند.
آدرس اینترنتی سامانه ثبت شرکت‌ها
ضرورت ثبت شرکت
ثبت یک شرکت موجب می‌شود که همه‌ی فعالیت‌های آن مانند فعالیت‌های اجرایی، مالی، بیمه و غیره، جنبه‌ی قانونی پیدا کرده و امکان بیمه شدن همه‌ی کارکنان شرکت فراهم شود. با معرفی شرکت به عنوان یک شرکت ثبت شده‌ی دارای هویت مشخص، اعتماد مشتریان بسیار افزایش می‌یابد و خصوصاً در بیزینس‌های آنلاین، رضایت مشتریان را افزایش می‌دهد. با ثب شرکت، ثبت برند تجاری نیز امکان‌پذیر می‌شود و هرگونه کپی‌برداری از برند و محصولات شما، پیگرد قانونی در پی خواهد داشت. شرکت‌های ثبت شده، توانایی حضور در مزایده‌ها و مناقصه‌ها، بستن قرارداد‌های کلان، همکاری با ارگان‌های دولتی و سرمایه‌گذاران خارجی را به جهت داشتن رسمیت قانونی دارا هستند و می‌توانند با ثبت درصد سهام هر فرد، هلدینگ، مؤسسه و یا شرکت دیگری، از درگیری‌های مالی احتمالی جلوگیری به عمل آورد.
پیش نیاز‌های ثبت شرکت
از آن جایی که ثبت شرکت مانند فرایند‌های دیگر بر اساس قوانین خاص خود صورت می‌گیرند، نیاز است تا با داشتن اطلاعات و تکمیل مدارک و شرایط، پیش از اقدام به ثبت شرکت از موفقیت‌آمیز بودن این پروسه اطمینان حاصل نمایید.
مشخص بودن شرکا و سهم هر شریک:
بر طبق قانون تجارت، پیش از ثبت شرکت می‌بایست سهام‌داران شرکت به عنوان افراد حقیقی و حقوقی مشخص باشند، سمت آنان در شرکت دقیقاً تعیین شده باشد و میزان سهم هر یک به طور کامل مورد توافق قرار گیرد.
تعداد اعضای شرکت:
برای ثبت یک شرکت با مسئولیت محدود می‌بایست حد اقل 2 عضو مشخص گردد و برای ثبت یک شرکت سهامی خاص حد اقل 5 عضو که 3 نفر آن‌ها اعضای هیأت مدیره بوده و 2 نفر دیگر در جایگاه بازرس اصلی و بازرس علی‌البدل معرفی گردند.
تعیین موضوع شرکت:
در حالت کلی، یک شرکت زیرمجموعه‌ی دسته‌بندی‌های خاصی از شرکت‌ها قرار می‌گیرند که به حوزه‌ی فعالیت شرکت بستگی دارد. (دسته‌بندی موضوعات شرکت‌ها را می‌توانید اینجا {لینک نوشته} مطالعه کنید) با مشخص کردن موضوع کاری شرکت، حوزه‌ی کاری آن نیز مشخص می‌شود. برخی از موضوعات نیاز به تهیه‌ی مدارک خاص خود را پیش از ثبت دارند مثلاً: یک شرکت مواد غذایی نیاز به تأییدیه‌های سلامت دارد.
تعیین نام شرکت:
پیش از ثبت شرکت باید به 5 اسم سه سیلاب یکتا (که قبلاً به ثبت نرسیده باشند) فکر کنید. همه‌ی این نام‌ها به ترتیب اولویت در سامانه بارگزاری خواهند شد و در صورت داشتن صلاحیت یکی از آن‌ها به تصویب خواهد رسید، بعد از آن امکان تغییر نام شرکت دشوار خواهد بود پس در زمان انتخاب نام شرکت خود به فکر لوگو و برند تجاری خود نیز باشید.
تهیه مکان اداری یا تجاری:
لازم به ذکر است که در هنگام ثبت شرکت به آدرس دقیق، کد پستی صحیح و شماره تلفن منطبق با آدرس و کد پستی نیاز پیدا می‌کنید پس پیش از ثبت می‌بایست دفتر شرکت را تهیه نمایید. سند این دفتر باید اداری یا تجاری طبقه‌بندی شده باشد.
تهیه پیش‌نیاز‌های مالی:
هر شرکت با توجه به میزان سرمایه‌ی اولیه خود می‌بایست مبلغی را به عنوان حق ثبت بپردازد، بدیهی است که هر چه این سرمایه بیشتر باشد حق‌الثبت آن نیز بیشتر می‌شود. همچنین اگر وکیلی برای ثبت شرکت از طرف اعضای آن اقدام کند، حق وکالتش به لیست هزینه‌های اولیه اضافه خواهد شد. از آنجایی که درج آگهی در روزنامه‌های کثیر‌الانتشار و رسمی کشور از ملزومات ثبت شرکت به شمار می‌رود، هزینه‌ی چاپ آگهی را باید در نظر گرفت.
افتتاح حساب:
برای ثبت شرکت خصوصاً شرکت سهامی خاص می‌بایست تمامی اطلاعات مالی شرکت متصل به یک حساب ویژه‌ی دو یا چند نفره‌ی بانکی باشد پس پیش از اقدام برای ثبت باید این حساب در یکی از بانک‌های دولتی یا خصوصی کشور باز شود. (حساب شرکت‌های قرض الحسنه، مالی اعتباری و غیره در این مورد پذیرفته نمی‌شوند. )
تشریفات ثبتی:
اساسنامه‌ی ثبتی شرکت، تقاضانامه ثبتی شرکت، صورت جلسه مجمع مؤسسین، مجوز فعالیت شرکت، گواهی بانکی دال بر 35 درصد سرمایه اولیه برای شرکت‌های سهامی خاص و گواهی اهلیت شرکا نیز از جمله مدارکی هستند که می‌بایست پیش از اقدام به ثبت شرکت نسبت به تهیه آن‌ها به زبان فارسی اهتمام ورزید.
به منظور جلوگیری از اشتباهات رایج در ثبت شرکت و عدم موفقیت به ثبت آن در سامانه‌ی ثبت شرکت‌ها، مشاورین و متخصصین ثبت شرکت خوارزمی آماده‌ی ارائه‌ی انواع خدمات در زمینه‌ی ثبت شرکت به شما متقاضیان عزیز می‌باشند. با ما تماس بگیرید.
مدارک لازم برای ثبت شرکت
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت سهامی خاص به شرح زیر می‌باشد:
- دو برگ اظهارنامه‌ی شرکت
- دو جلد از اساسنامه‌ی شرکت
- دو نسخه صورت جلسه‌ی مجمع عمومی مؤسسین
- دو نسخه صورت جلسه‌ی هیأت مدیره امضا شده توسط مدیران
- گواهی بانکی پرداخت حد اقل 35% سرمایه‌ی شرکت
- عدم سوء‌پیشینه‌ی کیفری همه‌ی اعضای هیأت مدیره. (در صورت نیاز)
- اقرار نامه‌ی اعضای هیأت مدیره مبنی بر این که کارمند رسمی دولت نیستند.
- اقرارنامه‌ی مدیر عامل مبنی بر این که در شرکت دیگری مدیرعامل نیست. (در صورت نیاز)
- مجوز مربوط به فعالیت در موضوعی مشخص از مراجع ذیربط (در صورت نیاز)
مدارک مورد نیاز برای ثبت شرکت با مسئولیت محدود به شرح زیر می‌باشد:
- دو برگ تقاضانامه‌ی ثبت شرکت
- دو برگ از شرکت‌نامه
- دو نسخه از اساسنامه
- دو نسخه صورت جلسه‌ی مرجع عمومی مؤسسین و هیأت مدیره
- کپی شناسنامه و کارت‌ملی کلیه‌ی شرکا و مدیران
- مجوز مربوط به فعالیت در موضوعی مشخص از مرجع ذیربط (در صورت نیاز)
جزئیات نحوه‌ی ثبت شرکت
پس از ورود به سامانه‌ی ثبت شرکت‌ها و واریز حق دریافتی، تعیین نام و ثبت تمامی اطلاعات فردی و حقوقیس متقاضیان، پذیرش توسط کارشناس بخش پذیرش (به شرط کامل بودن همه‌ی اطلاعات متقاضی) ثبت شده و رسید آن، تحویل داده می‌شود. سپس کارشناس اطلاعات اولیه را بارگزاری کرده و شخص متقاضی اطلاعات را تأیید می‌کند سپس درخواست ادامه‌ی فرایند ثبت کرده و به منظور ادامه‌ی فرایند ثبت شرکت و تعیین نام نهایی اقدام می‌نماید. اسامی ارائه شده توسط متقاضی برای ثبت شرکت به ترتیب اولویت به وسیله‌ی کارشناس بررسی و کنترل می‌شود و یکی از آن‌ها منتخب می‌گردد. پس از تأیید همه‌ی مراحل فوق، دو ماه به متقاضی مهلت داده می‌شود تا شرکت را به ثبت نهایی برساند که این دو ماه شامل دو بار چاپ آگهی در روزنامه نیز می‌شود. اگر متقاضی در این دو ماه نسبت به این امر کوشش نکند، می‌بایست تمامی مراحل را از ابتدا، مجدداً طی کند.
تعیین کارشناس ممیزی، بررسی کارشناسی تأسیس، بررسی سرپرستی، هزینه‌های ثبت، هزینه‌های درج اطلاعات، روند اداری دفاتر ثبت، دبیرخانه‌ی مکانیزه و دیگر مواردی که شرح آن‌ها گفته شد برای افراد نا آشنا به موارد ثبتی بسیار دشوار خواهد بود. به همین منظور پیشنهاد می‌شود تا با استفاده از متخصصین این حوزه که همه روزه برای ارائه خدمات ثبت شرکت در خدمت شما می‌باشند ارتباط برقرار کنید تا پروسه‌ی ثبت شرکت شما به بهترین شکل و در سریع‌ترین زمان ممکن، بدون دردسر و رفت‌و‌آمد‌های اداری به انجام برسد.