تغییر محل دفتر مرکزی شرکت، موضوعی است که بسیاری از کسب‌وکارها در مقاطع مختلف با آن مواجه می‌شوند. ممکن است شرکت برای گسترش فضای کاری، جابه‌جایی به منطقه‌ای بهتر یا حتی صرفاً برای کاهش هزینه‌های اجاره تصمیم به تغییر آدرس بگیرد. اما این جابه‌جایی صرفاً یک تصمیم فیزیکی نیست؛ از نظر قانونی نیز باید آدرس جدید شرکت ثبت و آگهی شود.
در غیر این صورت، مکاتبات رسمی، ابلاغیه‌های مالیاتی یا حقوقی ممکن است به آدرس قبلی ارسال شوند که مشکلات جدی ایجاد می‌کند. از طرفی برخی از تغییرات مهم مثل ثبت برند یا درخواست کارت بازرگانی نیازمند درج آدرس دقیق و به‌روز هستند.
چرا باید تغییر آدرس شرکت را ثبت کنیم؟
- مطابقت اطلاعات ثبتی با مکان واقعی شرکت
- دریافت صحیح ابلاغیه‌ها و نامه‌های رسمی
- جلوگیری از جرائم مالیاتی یا عدم اطلاع‌رسانی رسمی
- امکان استفاده از مزایای قانونی مانند اخذ مجوز در محل جدید
- ضروری بودن آن برای برخی تغییرات بعدی (مانند تغییر حوزه مالیاتی)
مراحل ثبت تغییر آدرس شرکت
۱. برگزاری جلسه مجمع یا هیئت‌مدیره:
بسته به نوع شرکت، صورت‌جلسه تغییر آدرس باید توسط مجمع عمومی فوق‌العاده یا هیئت‌مدیره تنظیم شود.
۲. تنظیم صورت‌جلسه رسمی:
در این صورت‌جلسه باید آدرس قدیم و آدرس جدید به‌طور دقیق قید شود و تمام اعضای دارای حق امضا آن را امضا کنند.
- ثبت صورت‌جلسه در سامانه ثبت شرکت‌ها:
از طریق سامانه ثبت شرکت‌ها اقدام کرده و تغییر آدرس را وارد کنید. - ارسال مدارک پستی:
نسخه امضاشده صورت‌جلسه، کپی مدارک هویتی اعضا و سایر مدارک لازم به اداره ثبت ارسال می‌شود. - دریافت آگهی تغییر آدرس:
پس از تأیید تغییر، آگهی آن در روزنامه رسمی منتشر خواهد شد.
مدارک موردنیاز برای ثبت تغییر آدرس شرکت
- کپی روزنامه رسمی آخرین تغییرات شرکت
- مدارک شناسایی اعضا (مدیرعامل و سایر امضاداران)
- صورت‌جلسه امضاشده تغییر آدرس
- قبض یا مدرک مالکیت آدرس جدید (در برخی موارد)
- کدپستی دقیق محل جدید
هزینه ثبت تغییر آدرس چقدر است؟
هزینه این فرایند بسته به نوع شرکت و تعداد روزنامه‌های آگهی‌شده متغیر است. اما به‌طور میانگین شامل:
- حق‌الثبت تغییرات در سامانه
- هزینه پست مدارک
- هزینه انتشار آگهی در روزنامه رسمی
- هزینه کارشناسی (در صورت نیاز به مشاوره)
برای اطلاع دقیق‌تر می‌توانید با مشاوران مجموعه خوارزمی تماس بگیرید یا از خدمات ثبت شرکت استفاده کنید.
نکات کاربردی پیش از ثبت تغییر آدرس
- مطمئن شوید آدرس جدید از نظر قانونی قابلیت ثبت دارد (مثل عدم ممنوعیت کاربری مسکونی در برخی مناطق)
- در صورت اجاره بودن مکان، بهتر است اجاره‌نامه رسمی به‌نام شرکت تنظیم شود
- اگر شرکت دارای شعبه است، باید تغییر فقط در آدرس دفتر مرکزی صورت گیرد، نه شعبه‌ها
- به‌روزرسانی کدپستی در سامانه‌های مرتبط با مالیات، بیمه و بانک را فراموش نکنید