هر شرکت روزی تأسیس می‌شود تا فعالیتی اقتصادی، بازرگانی یا خدماتی را دنبال کند، اما به دلایل مختلفی ممکن است شرکا تصمیم بگیرند به این مسیر پایان دهند. انحلال شرکت به‌معنای پایان کار شخصیت حقوقی است، اما این پایان به‌معنای توقف یکباره همه چیز نیست. برای بستن پرونده شرکت، نیاز به طی مراحلی رسمی و قانونی وجود دارد؛ مراحلی که با انحلال آغاز می‌شود و با ختم تسویه پایان می‌یابد.
در همین مسیر، یکی از مهم‌ترین بخش‌ها، تسویه حساب مالیاتی شرکت است که باید قبل از اعلام ختم تسویه انجام شود. این فرآیند حقوقی به دقت و آگاهی کامل نیاز دارد تا شرکت درگیر جرائم مالیاتی یا مسئولیت‌های قانونی نشود.
تفاوت انحلال و ختم تسویه در شرکت چیست؟
گاهی این دو مفهوم با هم اشتباه گرفته می‌شوند. انحلال یعنی تصمیم رسمی برای پایان فعالیت شرکت و ثبت آن در مرجع ثبت شرکت‌ها. اما ختم تسویه زمانی رخ می‌دهد که همه امور مالی، بدهی‌ها، مطالبات و دارایی‌های شرکت تسویه و تعیین‌تکلیف شده باشد و شرکت عملاً هیچ فعالیتی نداشته باشد. بنابراین:
- انحلال، آغاز فرآیند پایان فعالیت شرکت است
- ختم تسویه، پایان واقعی حیات حقوقی شرکت است
مراحل قانونی انحلال شرکت
۱. تصمیم مجمع عمومی فوق‌العاده یا شرکا برای انحلال
نخستین قدم، برگزاری جلسه‌ای با حضور تمام شرکا یا سهامداران (بسته به نوع شرکت) است. در این جلسه باید انحلال شرکت به تصویب برسد و مدیر یا مدیران تصفیه انتخاب شوند.
۲. تنظیم صورتجلسه انحلال
صورتجلسه باید شامل مشخصات شرکت، علت انحلال، نام و مشخصات مدیر تصفیه، و اختیارات وی باشد.
۳. ثبت صورتجلسه در اداره ثبت شرکت‌ها
صورتجلسه باید در سامانه ثبت شرکت‌ها به نشانی kharazmisabt.com/company-registration بارگذاری شده و سپس اصل آن به اداره ثبت ارسال گردد.
۴. انتشار آگهی انحلال در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار
پس از ثبت، آگهی انحلال باید برای اطلاع عموم منتشر شود. این آگهی باید شامل اطلاعات دقیق تصفیه باشد.
فرآیند ختم تسویه چگونه انجام می‌شود؟
پس از ثبت انحلال، مدیر تصفیه باید تمام تعهدات شرکت را انجام دهد. به‌طور خلاصه، مراحل ختم تسویه عبارت‌اند از:
- وصول مطالبات شرکت از اشخاص حقیقی یا حقوقی
- پرداخت بدهی‌های شرکت به طلبکاران و بانک‌ها
- فروش یا انتقال اموال و دارایی‌ها
- بستن دفاتر حسابداری و تهیه صورت‌های مالی پایانی
- ارائه اظهارنامه مالیاتی پایانی
در پایان، مدیر تصفیه باید صورتجلسه ختم تصفیه را تنظیم و در سامانه ثبت شرکت‌ها درج کند. بعد از ثبت این صورتجلسه، آگهی ختم تسویه نیز در روزنامه رسمی منتشر می‌شود و شخصیت حقوقی شرکت به‌صورت کامل منحل شده تلقی می‌گردد.
نقش مالیات در انحلال و ختم تسویه شرکت
یکی از مهم‌ترین بخش‌های تسویه، تسویه مالیاتی شرکت است. سازمان امور مالیاتی کشور پیش از ختم پرونده، وضعیت بدهی مالیاتی شرکت را بررسی می‌کند. بدون دریافت مفاصا حساب مالیاتی،
اقدامات مالیاتی لازم:
- ارائه اظهارنامه مالیاتی انحلال
- تهیه صورت‌های مالی تا تاریخ انحلال
- مراجعه نماینده شرکت یا مدیر تصفیه به حوزه مالیاتی مربوطه
- دریافت مفاصا حساب ارزش افزوده، عملکرد، حقوق و بیمه
- پرداخت جرائم احتمالی یا مالیات‌های باقی‌مانده
اگر شرکت کداقتصادی داشته باشد، تمام فعالیت‌های ثبت‌شده از طریق آن نیز بررسی می‌شود و باید توسط مدیر تصفیه پاسخ داده شود. گاهی هم شرکت نیاز به ابطال ثبت برند دارد که در این صورت باید به‌صورت رسمی به سامانه ثبت برند و لوگو مراجعه و فرآیند مربوطه را طی کند.
مدارک لازم برای ختم تسویه و دریافت مفاصا حساب
- اصل آگهی انحلال در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار (شش ماه یا یکسال بستگی به نوع شرکت)
- صورتجلسه ختم تسویه با امضای مدیر تصفیه
- اسناد تسویه بدهی‌ها و وصول مطالبات
- اظهارنامه مالیاتی آخرین سال مالی
- رسید پرداخت مالیات احتمالی
- کپی کارت ملی و شناسنامه مدیر تصفیه
- کداقتصادی و مدارک مرتبط با دفاتر پلمپ
اگر این مدارک کامل نباشند یا بخشی از فرآیند مالیاتی ناقص باشد، ممکن است تسویه چند ماه به تعویق بیفتد یا حتی جریمه‌هایی شامل شرکت شود. به همین دلیل پیشنهاد می‌شود از مشاوران آگاه و متخصص برای این مرحله استفاده شود.
نکاتی مهم قبل از ثبت ختم تسویه
- همه دارایی‌ها باید نقد یا منتقل شده باشند
- هیچ‌گونه بدهی ثبت‌نشده نباید باقی مانده باشد
- مدیر تصفیه باید صورت مالی نهایی را تأیید کند
- اطلاعات باید در سامانه اداره ثبت به‌درستی وارد شود
- مفاصا حساب‌های مالیاتی، بیمه و تأمین اجتماعی باید اخذ شده باشند
در غیر این صورت، ممکن است درخواست ختم تسویه از سوی اداره ثبت یا سازمان امور مالیاتی رد شود.