هر شرکتی پس از ثبت می تواند تغییراتی در مدارک و اطلاعات خود ایجاد نماید. ثبت تغییرات از لحاظ قانونی حتماً می‌بایست ثبت شود و فرآیند تغییرات شرکت پیگیری گردد. تغییراتی از قبیل افزایش یا کاهش سرمایه، تغییر صاحبان حق امضا، تغییر موضوع شرکت، تبدیل سهام بی‌نام به سهام با نام یا برعکس، انتخاب یا تمدید مدت دوره بازرس یا بازرسین، تغییر آدرس، تغییر در اساسنامه شرکت، انحلال یا ورشکستگی شرکت، تغییر یا تمدید طول دوره خدمت اعضای هیئت مدیره از جمله تغییراتی است که در صورت اتفاق در شرکت می‌بایست فرآیند ثبت تغییرات انجام پذیرد.
این تغییرات در صورت تأیید هیئت مدیره یا مجمع عمومی فوق‌العاده در شرکت‌ها قابل انجام است. همچنین برای ثبت تغییرات در شرکت‌ها طبق ضوابط ثبتی باید صورتجلسه تشکیل و تنظیم شود. برای این منظور نیاز به مراجعه حضوری به اداره ثبت شرکت‌ها نیست و خود یا مجموعه که پروسه ثبت تغییرات را به آن‌ها سپرده‌اید می‌بایست به سامانه اینترنتی اداره ثبت شرکت‌ها مراجعه کرده و مراحل ثبت تغییرات شرکت‌ها را تکمیل و پیگیری نمایید.
مراحل ثبت تغییرات شرکت چیست؟ ثبت صورتجلسه تغییرات چگونه است و برای هر تصمیم و تغییر کدام صورتجلسه را می‌بایست تهیه کنیم و چقدر طول می‌کشد؟ برای پاسخ به همه این سؤالات با ما همراه باشید.
تغییرات شرکت و ثبت تغییرات
پس از ثبت شرکت می بایست در صورت ایجاد تغییراتی در آن، این تغییرات حتما به ثبت برسند که به این فرآیند ثبت تغییرات شرکت می‌گویند. به عبارت دیگر تغییرات شرکت به معنای کلیه تصمیمات و تغییراتی است که در جریان مجمع عمومی عادی یا مجمع فوق‌العاده و یا حتی جلسات هیئت مدیره صورت می‌گیرد.
سپس بطور خلاصه برای هر نوع تغییر در شرکت ابتدا باید هزینه تغییرات شرکت مشخص شود و سپس صورتجلسه مبنی بر تغییرات مورد نظر بدون اشتباه، کم و کاستی به اداره ثبت شرکت ارسال شود. پس از تأیید سازمان ثبت شرکت‌ها، تصمیم مورد نظر در روزنامه رسمی و در روزنامه کثیرالانتشار جهت اطلاع اشخاص حقیقی و حقوقی منتشر خواهد شد. در ادامه مراحل ثبت تغییرات شرکت به طور مفصل شرح داده خواهد شد.
ارسال صورتجلسات یکی از مواردی است که کوچکترین اشتباهی در آن باعث حذف صورتجلسه و از بین رفتن هزینه و وقت و یا ایجاد تغییرات اشتباه در شرکت می‌شود. در نتیجه این تغییر مهم باید توسط نهاد‌ها یا افرادی که در این امر خبره هستند انجام شود. کارشناسان خبره‌ی “ثبت شرکت و برند خوارزمی” آماده ارائه هرگونه خدمت و مشاوره در زمینه ثبت تغییرات شرکت‌ها هستند.
مراحل کلی ثبت تغییرات شرکت
پس از تصمیم‌گیری در مورد نوع تغییرات مورد نیاز برای ثبت و قطعی نمودن موضوع و سپس برگزاری جلسه و تنظیم صورتجلسه، باید درخواست تغییر را به اداره ثبت گزارش دهید.
اگر قصد دارید خودتان این کار را انجام دهید در نظر داشته باشید ثبت تغییرات مراحل متعددی دارد که می‌بایست بدون خطا انجام شوند و هر گونه اشتباه در هر مرحله حتی در ثبت کد ملی افراد، باعث رد درخواست و اسراف در هزینه و وقت شما می‌شود.
مراحل ثبت صورتجلسه تغییرات نیاز به مراجعه حضوری ندارد و از طریق سامانه به آدرس الکترونیکی سامانه ثبت شرکت ها قابل انجام است. پس از مراجعه می‌بایست اطلاعات صورت جلسه مذبور را دقیق وارد نموده از جمله اینکه باید نوع صورتجلسه (مجمع عمومی عادی، مجمع عمومی فوق‌العاده، مجمع عمومی فوق‌العاده یا صورتجلسه هیئت مدیره) و نوع تصمیم‌گیری را انتخاب کرده و بقیه اطلاعات را نیز به ترتیب وارد کنید. در نهایت سامانه یک رسید پذیرش برای صورتجلسه وارد شده صادر می‌نماید.
پس از ثبت صورتجلسه در سامانه باید متن آن و رسیدی که سایت به شما داده است را در دونسخه چاپ کرده و به همراه کپی مدارک در پاکت زرد مخصوصی که از طرف اداره پست در اختیار شما قرار داده شده به اداره ثبت احوال شهرستان خود ارسال کنید. (مبلغ مختصری در این مرحله بابت پاکت و ارسال پستی پرداخت می‌شود)
مدارک مورد نظر را جلوتر به طور مفصل شرح خواهیم داد.
سپس می‌بایست منتظر بررسی پرونده توسط کارشناسان اداره ثبت باشید. معمولاً روند رسیدگی به پرونده در مدت 20 روز کاری انجام می‌شود و تأیید تغییرات از طریق همان سامانه قابل پیگیری ست. پس از تأیید ثبت باید هزینه‌های مربوطه را پرداخت کرده و هزینه‌های چاپ و انتشار تغییرات در روزنامه رسمی شرکت را بپردازید و کار ثبت تغییرات شرکت به پایان می‌رسد.
مدارک لازم جهت تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت
مدارک مورد نیاز جهت تنظیم صورتجلسه تغییرات شرکت به شرح زیر می‌باشد (کپی مدارک در بیشتر موارد کافی ست و همچنین نیازی به مدارک سوء پیشینه نمی‌باشد):
- مدارک شناسایی صاحبان سرمایه (شناسنامه و کارت ملی) و یا نمایندگان آن‌ها
- مدارک شناسایی شرکت (اساسنامه شرکت، اظهارنامه شرکت، آگهی منتشر شده در روزنامه رسمی مبنی بر آخرین تغییرات اعمال شده در شرکت یا مؤسسه)
- مدارک شناسایی مدیر عامل یا اعضای هیئت مدیره‌ای که خارج از صاحبان سهام باشند. (در صورت وجود)
- ارائه فهرست آخرین سهامداران و میزان سهم الشرکه هر شخص
- کد فراگیر برای افراد غیر ایرانی
- به منظور ایجاد تغییرات، شرکت یا مؤسسه نباید هیچ گونه بدهی مالیاتی یا بدهی به روزنامه رسمی داشته باشد.
انواع تغییرات شرکت
در ادامه فهرستی از انواع تغییرات شرکت که می‌بایست در اداره ثبت شرکت‌ها ثبت گردد، آورده‌ایم و سپس به چند مورد از آن‌ها کمی مفصل‌تر می‌پردازیم:
- انحلال شرکت (ثبت انحلال شرکت شرایط ویژه‌ای دارد که حتماً می‌بایست به آن توجه نمایید)
- افزایش سرمایه شرکت
- کاهش سرمایه
- تغییر موضوع شرکت (فی المثل اضافه کردن‌بندی به موضوع شرکت یا کم کردن‌بندی از آن)
- تغییر آدرس شرکت
- ایجاد یک شعبه جدید
- تغییرات در دارندگان حق امضا
- نقل و انتقالات سهام
- تغییرات اساسنامه شرکت
- انتصاب یا تمدید دوره خدمت بازرسان
- انتصاب یا تمدید دوره خدمت اعضای هیأت مدیره
- تعیین یا تغییر سمت‌ها در هیئت مدیره
تغییر آدرس شرکت
حالت اول: چنانچه در بدو ثبت شرکت هنوز محل کسبی را برای فعالیت خود در نظر نگرفته‌اید، می‌توانید آدرس منزل خود یا یکی از شرکا را به عنوان آدرس شرکت در سامانه ثبت شرکت وارد نمایید.
اما در مدت دو ماه باید فضای تجاری و تجاری را برای فعالیت شرکت خریداری یا اجاره کنید زیرا برای ارائه پرونده مالیاتی و دریافت کد اقتصادی باید اجاره نامه یا سند مالکیت شرکت را ضمیمه کنید و محل شرکت می‌بایست حتماً کاربری مسکونی نداشته باشد.
حالت دوم: به هر دلیل توسعه کسب و کار و یا سایر اهداف، امکان تصمیم‌گیری اعضای هیأت مدیره یا مجمع فوق‌العاده برای انتقال آدرس شرکت به مکان دیگری وجود دارد.
تغییر نام شرکت
اگرچه بار‌ها درباره دقت در انتخاب نام شرکت صحبت شده است، اما بعضی از شرکت‌ها به فرآیند درست انتخاب نام شرکت توجهی ندارند. مثلاً: نام‌های محدود‌کننده بر اساس یک فعالیت خاص برای شرکت انتخاب می‌شوند، بنابراین اگر حوزه فعالیت شرکت کمی تغییر کند، نام انتخابی دیگر برای شرکت مناسب نیست.
برخی دیگر به اشتباه نام شرکت را از روی نام یکی از شرکا انتخاب می‌کنند و زمانی که به هر دلیل شریک مورد نظر با شرکت قطع همکاری کنند، دردسر تغییر نام شرکت خواهند داشت.
تغییر موضوع فعالیت شرکت
یکی از مواردی که باید در هنگام ثبت شرکت با شرکای خود به طور کامل بررسی و در میان بگذارید، عبارت از موضوع فعالیت شرکت می‌باشد.
اما در نهایت و پس از گذشتن چند سال از ثبت شرکت ممکن است به دلیل توسعه فعالیت اقتصادی، افزایش سود و درآمد یا هر دلیل دیگری ترجیح دهید موضوع فعالیت شرکت را تغییر دهید.
هرگونه تغییر در موضوع شرکت می‌بایست در مجمع عمومی فوق‌العاده انجام پذیرد (مجمع عمومی فوق‌العاده مجمعی است که سهامداران شرکت تشکیل می‌دهند و در مورد تصویب تغییرات تصمیم می‌گیرند).
تغییر مدت زمان فعالیت شرکت
اکثر شرکت‌هایی که به شکل پروژه‌ای و برای انجام فعالیت‌های عمرانی ثبت می‌شوند دارای اهداف کوتاه مدت هستند. این شرکت‌ها در هنگام ثبت، مدت محدودی را برای فعالیت شرکت انتخاب می‌کنند، مثلاً یک سال اما تکمیل پروژه ممکن است زمان بیشتری طول بکشد و ممکن است در بازه زمانی مشخص شده تکمیل نشود. یا ممکن است پس از پایان پروژه تصمیم به ادامه‌ی کار شرکت گرفته شود.
تمدید و تغییر مدت زمان فعالیت شرکت شامل شرکت‌های با مسئولیت محدود نمی‌شود زیرا مدت فعالیت این نوع شرکت‌ها نامحدود است.
افزایش در میزان سرمایه
سرمایه اولیه شرکت در زمان ثبت شرکت اعلام می‌شود و در صورت افزایش یا کاهش سرمایه، لازم است میزان سرمایه جدید به عنوان تغییرات شرکت ثبت شود.
در مواقعی که شرکت برای رفع نیاز‌های خود و گسترش فعالیت خود نیاز به منابع مالی جدید دارد، با پیشنهاد هیئت مدیره (سهامداران)، شرکت با هدف افزایش سرمایه، منابع لازم را به میزان مورد نظر تأمین می‌کند. این تأمین به طرق مختلفی می‌تواند انجام شود مثل انتشار سهام جدید یا افزایش مبلغ اسمی سهام موجود.
کاهش سرمایه شرکت
کاهش سرمایه نوع دیگری از تغییر در سرمایه شرکت است. کاهش سرمایه هم در شرایطی که شرکت در شرایط ناخوشایند قرار دارد و هم در شرایطی که شرکت سودآور است می‌تواند مفید باشد.
تغییر اعضای هیئت مدیره یا شرکا
یکی از قسمت‌های مهم هر شرکت اعضای هیئت مدیره آن هستند که از بین سهامداران شرکت انتخاب می‌شوند. ثابت بودن اعضای هیئت مدیره شرکت تا پایان فعالیت شرکت الزامی نیست و ممکن است تغییراتی در اعضای آن ایجاد شود. یا حتی از خارج از سهامداران کسی به عضویت هیئت مدیره دربیایید
برای شرکت‌های سهامی اعضای هیأت مدیره برای مدت 2 سال انتخاب می‌شوند. پس از گذشت مدت زمان مورد نظر، اعضای هیئت مدیره باید تعویض یا تمدید شوند. همچنین پس از مدتی مشخص، امکان این وجود دارد که برخی از شرکا تصمیم به قطع همکاری با شرکت بگیرند.
تغییر شعب شرکت
در صورتی که شرکت شعبه جدیدی راه‌اندازی کند یا یکی از شعب موجود شرکت منحل شود، باید تغییرات به ثبت اعلام شود.
انحلال شرکت
در صورت محدود بودن مدت فعالیت شرکت و توقف آن یا بنا به نظر مجمع فوق‌العاده ممکن است تصمیم به انحلال شرکت گرفته شود. انحلال به منزله و معنای پایان عمر شرکت و عدم ادامه‌ی فعالیت شرکت است.
نکته مهم اینست که در صورتی که قصد انحلال شرکت را دارید مراجعه حضوری به اداره ثبت الزامی است و یکی از شرکاء یا یک نفر به عنوان مدیر تسویه از طرف شرکت در زمان تسویه می‌بایست در اداره ثبت حضور داشته باشد.
تغییرات در اساسنامه شرکت
اساسنامه یک سند قانونی است که به فعالیت شرکت اعتبار می‌بخشد و تمامی چارچوب‌ها و اصول شرکت را بیان می‌کند و به دلایل مختلف ممکن است نیاز به اصلاح یا تکمیل بخشی از اساسنامه باشد. این تغییرات طبعا با موافقت شرکا و هیئت مدیره باید انجام شود و در فرآیند ثبت تغییرات ثبت شود.
تغییرات دارندگان حق امضا
شرکت‌ها برای امضای اسناد حقوقی یا اوراق بهادار مثل چک، سفته، قرارداد، اوراق بهادار، اسناد عادی و اداری، یک یا همه اعضای هیئت مدیره را دارنده یا دارندگان حق امضا معرفی می‌کند پس یک یا چند نفر می‌توانند حق امضاء داشته باشند. این حق پس از تأسیس شرکت با موافقت کلیه اعضاء هیأت مدیره می‌تواند در اختیار اعضاء قرار بگیرد. تغییر حق امضا نیز در هر زمان با تصمیم کلیه اعضای شرکت و سهامداران قابل ثبت و اعمال است.
چند نکته که حتماً باید بدانید
در ادامه به چند نکته می‌پردازیم که دانستن آن‌ها برای اجرای درست پروسه‌ی ثبت تغییرات شرکت ضروری است.
مدت زمان ثبت تغییرات شرکت
پس از وارد کردن و ثبت صورتجلسه تغییرات شرکت در سامانه و دریافت رسید، 3 روز وقت دارید تا مدارک مذبور را به همراه صورتجلسه و رسید پذیرش از طریق پست ارسال کنید. معمولاً اگر تمامی مراحل را بدون اتلاف وقت انجام دهید امکان ثبت تغییرات شرکت در مدت 10 روز کاری وجود دارد.
کارشناسان “ثبت شرکت و برند خوارزمی” در حداقل زمان بخش‌هایی از پروسه که خارج از اداره‌ی ثبت انجام می‌شود را به سرانجام می‌رسانند و در حداقل زمان ممکن فرآیند ثبت تغییرات شرکت شما را به پیش می‌برند.
هزینه‌های ثبت تغییرات شرکت
ردیف‌های هزینه‌ای ثبت تغییرات برای شرکت‌ها و مؤسسات غیرتجاری به شرح زیر است:
- حق الوکاله و باطل کردن تمبر در صورت تعیین وکیل یا هزینه عق العمل شرکتی که از طرف شما فرآیند ثبت تغییرات شرکت را پیش می‌برد
- پرداخت هزینه ثبت صورتجلسات تغییر شرکت که برای هر صورتجلسه جداگانه در اداره ثبت شرکت‌ها اخذ می‌شود.
- هزینه پست و پاکت مربوط به ارسال پرونده تغییرات به اداره ثبت شرکت
- هزینه آگهی روزنامه رسمی
- پرداخت هزینه روزنامه کثیرالانتشار در صورت لزوم
کارشناسان پرسابقه “ثبت شرکت و برند خوارزمی” در تمامی مراحل ثبت و پیگیری و مشاوره در موضوع تغییرات شرکت در خدمت شما عزیزان هستند.
انواع جلسه و مجمع در شرکت
تا اینجای مطلب بار‌ها عبارت مجمع و صورتجلسه و جلسه و … استفاده شده است. بهتر است اشاره‌ای نیز به این موضوع داشته باشیم که چه نوع جلسه و مجمعی برای چه نوع تغییراتی در شرکت مناسب است.
سه نوع جلسه در شرکت تشکیل می‌شود که در ادامه معرفی شده و در مورد هر کدام توضیحاتی داده می‌شود.
مجمع عمومی عادی
تعیین خط مشی شرکت و بررسی و گرفتن تصمیمات در مورد کلیه امور شرکت (به استثنای مواردی که در صلاحیت مجمع عمومی مؤسس یا فوق‌العاده است)، رسیدگی به ترازنامه و حساب سود و زیان سال مالی، انتخاب مدیران و بازرس یا بازرسان، تصویب ترازنامه و دستور تقسیم سود بین سهامداران و در نهایت تعیین روزنامه کثیرالانتشاری که آگهی‌های شرکت تا مجمع عمومی عادی سال آینده در آن منتشر خواهد شد، از وظایف و اختیارات مجمع عمومی عادی ست.
طبق اساسنامه این مجمع سالی یک بار تشکیل می‌شود و زمان برگزاری آن با توجه به حضور سهامداران باید در اساسنامه قید شود.
مجمع عمومی فوق‌العاده
تغییر اساسنامه شرکت (مانند تغییر نام شرکت، تغییر موضوع شرکت، تغییر محل شرکت)، افزایش یا کاهش سرمایه، تغییر در تعداد مدیران و دوره‌ی انتصاب آن‌ها و انتصاب بازرسان، انتشار اوراق قرضه، ایجاد سهام ممتازه و در نهایت انحلال شرکت از اختیارات و وظایف مجمع عمومی فوق‌العاده است.
تشکیل مجمع فوق‌العاده، با حضور دارندگان بیش از نیمی از سهام دارای حق رأی امکان‌پذیر است.
هیئت مدیره
هیأت مدیره مسئول بررسی فعالیت‌های اجرایی و عملکرد شرکت می‌باشد.
انتصاب مدیرعامل، بررسی کار مدیرعامل، رسیدگی به گزارش بازرسان، رسیدگی به شکایات، تعیین حسابرس و بررسی منظم فعالیت‌های حسابرسی در دوره‌های زمانی مختلف، مشارکت در شرایط حساس مالی و مدیریت بحران و …. از جمله وظایف و اختیارات هیئت مدیره است.
سخن آخر
موارد ذکر شده نکات مهمی از مبحث ثبت تغییرات شرکت‌ها بود که سعی شد به طور کامل توضیح داده شود. می‌بینید که جهت ثبت تغییرات شرکت و تنظیم صورتجلسه تغییرات و سایر موارد مرتبط بیش از پیش حضور یک یا چند کارشناس یا مشاور حقوقی یا مشاور ثبت شرکت‌ها احساس می‌شود.
ما در “ثبت شرکت و برند خوارزمی” با ارائه مشاوره مناسب و مطلوب و ارائه خدمات بهینه در کنار شما هستیم. پس اگر تمایل دارید با هزینه مطلوب و صرف زمان کمتر نتیجه‌ی مورد نظر را کسب نمایید با ما تماس بگیرید.