شرکت های تجاری و موسسات که در دفتر ثبت شرکت ها به ثبت رسیده اند می توانند در مفاد اساسنامه خود یا امور کلی شرکت، مثل محل شرکت یا موضوع آن تغییراتی بدهند یا تصمیماتی راجع به انتخاب مدیران شرکت یا دارندگان حق امضا، تصویب ترازنامه و انتخاب بازرس اتخاذ نمایند. لذا در مواردی که تغییرات مزبور در روابط اشخاص خارج با شرکت تاثیر داشته باشد تغییرات و تصمیمات مزبور باید ثبت و آگهی شوند و تا زمانی که تغییرات مزبور ثبت و آگهی نشده باشد، کلیه معاملاتی که اشخاص خارج به استناد ثبت قبلی انجام داده اند معتبرند.
مثلاَ در صورتی که مدیر شرکت تغییر کند یا در اختیارات وی تغییراتی داده شود، این تغییر تا زمانی که به ثبت نرسیده است برای اشخاص ثالث معتبر نیست و معاملاتی که مدیر معزول قبل از ثبت و آگهی عزل انجام داده است، برای شرکت تعهد آور می باشند. ماده 9 آیین نامه اصلاحی ثبت تشکیلات و موسسات غیرتجاری مصوب 1337 در این مورد تصریح دارد : ” موسسات و تشکیلات مذکور باید کلیه تغییراتی که در مورد اساسنامه و یا اشخاصی که حق امضا دارند و یا اقامتگاه قانونی آن ها پیدا می شود ظرف یک ماه به اداره ثبت شرکت ها اطلاع دهند و مادام که اطلاع نداده اند استناد به آن تغییرات در مقابل اشخاص ثالث معتبر نخواهد بود ” .
برای ثبت تغییرات و تصمیمات شرکت ها و موسسات باید صورت جلسه ای از تصمیمات و تغییرات مزبور تنظیم شود و در ذیل صورت جلسه اعضا به یکی از سهامداران یا مدیران شرکت یا وکیل رسمی شرکت وکالت بدهند تا از طرف سایر اعضا در اداره ثبت شرکت ها حاضر شده و نسبت به امضای ذیل ثبت تغییرات اقدام نماید. صورت جلسه مزبور باید به امضای تمامی اعضا یا وکیل یا قائم مقام قانونی ایشان رسیده باشد و ظرف یک ماه از تاریخ تنظیم آن جهت ثبت در دفتر ثبت شرکت ها به واحد ثبتی که شرکت در آنجا به ثبت رسیده ارائه شود.
اداره ثبت شرکت ها پس از بررسی صورت جلسه تغییرات و تصمیمات در صورتی که تصمیمات متخذه مخالف با قوانین و مقررات و اساسنامه شرکت نباشد و در صورت کامل بودن مدارک پس از اخذ حق الثبت تغییرات مزبور را در ذیل ثبت اولیه مربوط به آن شرکت در دفتر ثبت نموده و افراد با ذکر جمله ( ثبت با متن صورت جلسه ابزاری مربوط به تغییرات برابر است ) دفتر را امضا می نمایند.
هزینه ثبت تغییرات شرکت
هزینه ثبت تغییرات شرکت بستگی به نوع تغییرات شرکت دارد. همچنین امور ثبت تغییرات شرکت در شهری کوچک در قیاس با مراکز استان و کلان شهرها متفاوت است.
در ذیل به طور تقریبی به بررسی هزینه های ثبت تغییرات شرکت می پردازیم. شایان ذکر است خوانندگان محترم جهت کسب اطلاعات بیشتر در این رابطه می توانند با مشاورین ما در خوارزمی ثبت تماس حاصل فرمایند.
هزینه ثبت تغییرات شرکت به دو عامل ذیل بستگی دارد:
1- نوع تغییرات شرکت که مشخص کننده تعداد صورتجلسات و هزینه ثبت تغییرات شرکت می باشد. ( تنظیم هر صورتجلسه به طور میانگین 250 هزار تومان می باشد) .
2- روزنامه رسمی شرکت (هزینه روزنامه رسمی تغییرات شرکت در حدود 50 هزار تومان می باشد).
توضیح آنکه در هر موقع که تصمیماتی راجع به تمدید مدت شرکت زائد بر مدت مقرر یا انحلال شرکت قبل از مدت معینه یا تغییر در تعیین کیفیت تفریغ حساب یا تغییر اسم شرکت یا تبدیل دیگر در اساسنامه یا تبدیل و خروج بعضی از شرکای ضامن از شرکت اتخاذ شود و همچنین در هر موقع که مدیر یا مدیران شرکت تغییر یابد و یا تصمیمی نسبت به مورد معین در ماده 58 قانون تجارت اتخاذ شود مقررات راجع به ثبت و انتشار باید در مورد تغییرات حاصله رعایت شود.
به موجب قانون ، انتشار تغییراتی که در وضعیت شرکت ثبت شده ایجاد می شود ضروری می باشد. نتیجه عدم انتشار مواردی که نظام نامه به عهده مدیران گذاشته است این است که اولاَ مدیران ممکن است مطابق قواعد عام، به سبب خطای خود، محکوم به جبران خسارت اشخاص ثالث شوند و ثانیاَ اشخاص ثالث می توانند این تغییرات را نادیده بگیرند؛ چه تغییراتی که به نظر آن ها نرسیده در مقابل آن ها قابل استناد نیست.
در ادامه به تشریح بیشتر راجع به هزینه برخی از متداول ترین تغییرات شرکت می پردازیم :
هزینه تغییر آدرس شرکت
آدرس شرکت مکانی است که هنگام ثبت شرکت مورد نظر در بند 3 اساسنامه ی آن قید می گردد. تغییر آدرس در تمامی شرکت ها به موجب صورتجلسه ی مجمع عمومی فوق العاده قابل ثبت است.
به طور کلی، شرکت ها برای تغییر در آدرس می بایست اقدامات ذیل را انجام دهند.
– تنظیم صورتجلسه و امضا ذیل تمام اوراق توسط شرکا که جهت ثبت تغییرات تغییر آدرس شرکت تنها یک صورتجلسه مجمع عمومی به طور فوق العاده کفایت می کند که هزینه ای 250 هزار تومانی در برمی گیرد .
– درج ثبت تغییرات در روزنامه رسمی و کثیرالانتشار که 40 الی 70 هزار تومان هزینه در بردارد.
هزینه ثبت تغییرات اعضای هیات مدیره
هر گاه شرکتی تصمیم به تغییراتی در اعضای هیات مدیره خود بگیرد، باید صورتجلسه ای تنظیم کرده و آن را به ثبت برساند.
سپس باید صورتجلسه جدید تنظیم شود که در آن افراد جدید و قدیمی برای مدت معینی عضو هیات مدیره شوند.
در گام بعد باید صورتجلسه هیات مدیره تنظیم شود که در آن مدیران و سمت آن ها مشخص، دارندگان حق امضا و روزنامه رسمی جهت درج آگهی تغییرات در آن مشخص می شود.
پس جهت تبت تغییرات اعضای هیات مدیره 3 صورتجلسه 250 هزار تومانی می بایست تنظیم گردد که در نهایت این 3 صورتجلسه می بایست همگی یک بار در روزنامه آگهی شوند.
هزینه ثبت تغییرات تمدید مدیران و بازرسین
جهت ثبت تغییرات تمدید مدیران و بازرسین تنها یک صورتجلسه مجمع عمومی عادی سالیانه کافی است. لذا یک صورتجلسه همراه با یک بار درج در روزنامه رسمی که در نهایت حدود 35 هزار تومان می باشد.