در این مطلب به بررسی اساسنامه شرکت و نحوه تنظیم اختصاصی آن برای جلوگیری مشکلات شرکت می‌پردازیم. حتما مشاهده کرده‌اید که با بروز برخی اختلافات بین شرکاء یا سهامداران شرکت، اعمال تغییرات در اساسنامه با توجه به مخالفت برخی از سهامداران امکان پذیر نیست و بسیاری از شرکت‌ها به دلیل این اختلافات برای تغییر هیئت مدیره یا دارندگان حق امضاء یا خرید سهام یکدیگر و مواردی از این دست در شرایط نامعلوم قرار گرفته اند. دلیل این امر آن است که خود سهامداران اساسنامه پیش فرض ثبت شرکت‌ها را که برای آن‌ها مناسب نبوده امضاء کرده و امکان هر گونه تغییر یا توافقی را از بین برده‌اند.
اساسنامه چیست و دارای چه بخش‌هایی است ؟
مهم‌ترین موردی که در زمان ثبت شرکت با آن مواجه می‌شوید تنظیم اساسنامه شرکت است. در تعریف لغتی اساسنامه از دو بخش اساس و نامه تشکیل شده و در لغت شناسی اساس به معنای پی، پایه، شالوده و اصل معنا شده و کلمه اساسنامه از تعریف لغتی خود دور نیست. اساسنامه سندی است که به شرکت اعتبار می‌دهد و در آن خط مشی و سرمایه شرکت ،سهم شرکاء و وظایف آنان، همچنین مواردی مانند چگونگی حق رای، تصمیم گیری در رابطه با انتخاب هیئت مدیره و مجامع عمومى و بازرسان شرکت و تعداد مدیران و نحوه انتخاب و مدت مأموریت و چگونگى تعیین جانشین مدیرانى که فوت یا استعفاء داده‌اند و یا محجور و معزول مى‌شوند مشخص شده است.
اساسنامه یک شرکت مانند قانون اساسی یک کشور است. هر یک از شرکت‌های تجاری و غیر تجاری دولتی و غیردولتی دارای ساختار اساسنامه مخصوص به خود هستند. علاوه‌بر تفاوت‌های جزئی که هر یک از اساسنامه‌ها با یکدیگر دارند، در اصول کلی اشتراکاتی هم دارند که می‌توان با شناخت اصول کلی چگونگی تنظیم و نگارش اساسنامه را دریافت.
در تنظیم اساسنامه شرکت نکات زیر حتماً باید قید شود:
1. نام شرکت:
هر شرکتی باید نام مختص خود داشته باشد. این موضوع در مورد شرکت‌های سرمایه اهمیت بیشتری دارد. زیرا اگر در عنوان شرکت نام شریک ذکر شود، برای آن شریک مسئولیت تضامنی ایجاد می‌شود. نام شرکت می‌تواند با توجه به نوع فعالیت شرکت انتخاب شود. نام تجاری شرکت همان نام شرکت است. در نام شرکت در اساسنامه، نوع شرکت نیز برای معرفی باید قید شود.
2. موضوع شرکت:
یکی از مواردی که باید در اساسنامه شرکت قید شود، موضوع شرکت است. موضوع شرکت در واقع مشخص‌کننده حوزه و محدوده فعالیت شرکت است. به همین دلیل موضوع شرکت باید به شکل صریح و کامل مرقوم شود. در واقع موضوع شرکت حدود اختیارات مدیران شرکت را مشخص می‌کند. دقت کنید که موضوع شرکت باید امری مشروع باشد و نفع عقلانی در پی داشته باشد.
3. مدت شرکت:
شرکت ممکن است به صورت محدود یا نامحدود تشکیل شود. درصورتی که قصد تشکیل شرکت دربازه زمانی مشخصی را دارید، باید در اساسنامه شرکت مدت به صورت دقیق و کامل قید کنید.
4. مرکز اصلی شرکت:
شرکت هم مثل اشخاص حقیقی باید اقامتگاه داشته باشد. اقامتگاه شخص حقوقی درواقع مرکز اصلی شرکت است، که اداره شرکت ازآنجا صورت می‌گیرد. ازآنجایی‌که تعیین اقامتگاه برای شناسایی شرکت برای ابلاغ اوراق و دعاوی و سایر موارد اهمیت دارد، باید در اساسنامه در مورد آن تعیین و تکلیف شود.
5. مبلغ سرمایه:
در زمان تأسیس بعضی شرکت‌ها مانند شرکت سهامی باید حداقل سرمایه فراهم باشد. به همین دلیل در اساسنامه باید مبلغ سرمایه مرقوم شود. همچنین در اساسنامه شرکت باید سرمایه به تفکیک آورده نقدی و غیر نقدی قید شود.
6. تعداد سهام بانام و بی‌نام و مبلغ اسمی آن‌ها:
سهام در شرکت‌های سهامی در دو نوع بانام و بی‌نام است. در اساسنامه شرکت باید در خصوص تعداد سهام و مبلغ اسمی هر سهم تعیین شود. همچنین شرکت سهامی ممکن است برای برخی از سهامداران، سهام ممتاز در نظر بگیرد. تعداد سهام ممتاز و مزایای آن نیز در اساسنامه شرکت باید قید شود.
7. پرداخت مبلغ سهام پرداخته‌شده:
در اساسنامه باید مبلغ پرداخت‌شده هر سهم و نحوه مطالبه مابقی آن مشخص شود. مطابق قانون تجارت پرداخت مابه‌التفاوت از پنج سال تجاوز نمی‌کند.
8. نحوه انتقال سهام بانام:
ممکن است در انتقال سهام بانام شرکت شرایط خاصی حاکم باشد. بنابراین در صورتی‌که شرایطی در خصوص انتقال سهام بانام وجود داشته باشد باید در اساسنامه شرکت مطرح شود.
9. تبدیل سهام بانام به بی‌نام و برعکس:
گفتیم که شرکت دارای دو نوع سهام است. در هرزمانی ممکن است شرکت نسبت به تبدیل نوع سهام اقدام کند. در این صورت باید در اساسنامه شرکت شرایط و نحوه تبدیل سهام به صورت کامل مشخص شود.
10.اوراق قرضه:
شرکت گاهی ممکن است تصمیم به انتشار اوراق قرضه بگیرد برای این کار شرایط و مدارک خاصی مورد نیاز است که در زمان تأسیس شرکت در اساسنامه در خصوص آن صحبت می‌شود.
11.افزایش و کاهش سرمایه:
یکی از مواردی که در اساسنامه باید قید شود، شرایط و ترتیب کاهش و افزایش سرمایه است.
نکته: در اساسنامه نمی‌توان اختیار افزایش یا کاهش سرمایه را به هیئت مدیره داد.
12. دعوت از مجمع عمومی:
در اساسنامه شرکت باید مواقعی که مجمع عمومی لازم است که تشکیل شود، تعیین گردد. همچنین در خصوص تشریفات و ترتیبات آن نیز ذکر توضیحات لازم است.
13. حد نصاب مجامع عمومی:
در اساسنامه باید حد نصابی که مجمع عمومی دارای اعتبار می‌شود، قید شود.
14. تعیین وظایف مدیران شرکت:
تعداد مدیران، طرز انتخاب، مدت مأموریت و نحوه انتخاب جانشینان آنان باید در اساسنامه بیان شود. در اساسنامه شرکت وظایف مدیران و حدود اختیارات آن‌ها بیان می‌شود. وظایف مدیران در حدود موضوع شرکت است.
15. سهام تضمینی و وثیقه:
مدیران شرکت برای حسن انجام وظایف خود باید سهام تضمینی یا سهام وثیقه ای تودیع کنند. این سهام در اساسنامه قید می‌شود.
16.انتخاب بازرسان:
هر شرکت باید یک یا چند بازرس داشته باشد. تعداد بازرسان، نحوه انتخاب و حدود وظایف بازرسان در اساسنامه شرکت مشخص می‌شود.
17. تعیین سال مالی:
تعیین آغاز و پایان سال مالی در اساسنامه مشخص می‌شود. علاوه بر این باید موعد تنظیم ترازنامه و حساب سود و زیان شرکت و مواعد دعوت از مجمع عمومی نیز مشخص شود.
18. انحلال اختیاری شرکت:
انحلال شرکت به دو صورت اجباری و اختیاری انجام می‌شود. باید در زمینه نحوه انحلال اختیاری شرکت در اساسنامه تعیین تکلیف شود. انحلال اختیاری شرکت تنها در چارچوب اساسنامه انجام می‌شود.
19. تغییر اساسنامه:
نحوه تغییر اساسنامه باید در خود اساسنامه مشخص شود. تمام تغییرات در چارچوب اساسنامه دارای اعتبار است.