کد کوتاژ یکی از مهمترین شناسههای گمرکی در فرایند واردات و صادرات است و نقش اصلی آن، شناسایی و پیگیری اظهارنامه از لحظه ثبت تا ترخیص کالا است. زمانی که صاحب کالا اطلاعات اظهارنامه را در سامانه گمرک وارد میکند، سیستم یک کد یکتا ایجاد میکند که تمام مراحل بررسی—از ارزیابی گرفته تا صدور مجوز و پرداخت هزینهها—بر اساس همین کد انجام میشود. وجود کد کوتاژ باعث میشود مسیر پرونده کاملاً شفاف و قابلپیگیری باشد و به همین دلیل، تاجران حرفهای همیشه تاکید دارند که اطلاعات اولیه اظهارنامه باید دقیق و بدون تناقض وارد شود. بسیاری از فعالان اقتصادی برای مدیریت بهتر فرایندهای گمرکی، فعالیت خود را در قالب شخصیت حقوقی انجام میدهند و از همان ابتدا اقدام به ثبت شرکت میکنند تا هماهنگی با گمرک و سازمانهای مرتبط سادهتر شود.
تعریف کد کوتاژ و نقش آن در اظهارنامه گمرکی
کد کوتاژ درواقع شناسهای یکتا است که به هر اظهارنامه اختصاص داده میشود تا فرآیند اداری و قانونی کالا قابل رهگیری باشد. این کد شامل اطلاعاتی مانند نوع کالا، ارزش، وزن، تعرفه، مدارک حمل، مجوزهای استاندارد یا بهداشت و وضعیت مرحلهای بررسی است. گمرک بدون این شناسه قادر به ادامه روند کارشناسی یا ارزیابی نیست و کالایی که کوتاژ ندارد عملاً وارد صف بررسی نمیشود. یکی از ویژگیهای کلیدی کوتاژ این است که تمام تغییرات در طول مسیر—از اصلاح ارزش تا تغییر کارشناس—به صورت خودکار در پرونده ثبت میشود و این موضوع شفافیت روند گمرکی را تضمین میکند.
اهمیت کد کوتاژ در واردات و صادرات
وجود کد کوتاژ باعث میشود که روند رسیدگی به پرونده استاندارد و منظم باشد. زمانی که کالا بین واحدهای مختلف گمرک گردش میکند، هر واحد با استناد به همین کد وضعیت پرونده را بررسی میکند. اگر کالا در انتظار مجوز استاندارد باشد یا اختلافی میان ارزش واقعی و ارزش اظهارشده وجود داشته باشد، این موضوع مستقیماً در وضعیت کوتاژ منعکس میشود. همین شفافیت باعث میشود صاحب کالا در هر لحظه بتواند بفهمد پرونده در چه مرحلهای قرار دارد. از طرفی، داشتن شخصیت حقوقی و مدارک رسمی، سرعت روند بررسی را بیشتر میکند و اینجاست که اهمیت برند و مالکیت روشن کالا مطرح میشود. به همین دلیل برخی تجار قبل از ورود جدی به تجارت خارجی، اقدام به ثبت برند میکنند تا در تطبیق مدارک با گمرک دچار مشکل نشوند.
مراحل دریافت کد کوتاژ در سامانه گمرک
برای دریافت کد کوتاژ ابتدا باید اطلاعات اظهارنامه در سامانه EPL وارد و ارسال شود. پس از ارسال، سیستم فوراً یک کد اختصاصی ایجاد میکند که نشاندهنده رسمی بودن اظهارنامه است. از این لحظه به بعد پرونده وارد چرخه کارشناسی میشود و هر مرحلهای که انجام شود بر پایه همین کد ثبت خواهد شد. اگر تعرفه کالا اشتباه انتخاب شود، اگر وزن واقعی با وزن اظهارشده مغایر باشد یا اگر ارزش فاکتور نیاز به بررسی داشته باشد، این مشکلات تا زمان اصلاح در پرونده کوتاژ باقی میماند. با توجه به حساسیت این فرایند، تاجر باید تمام مدارک حمل، فاکتورها و اطلاعات تجاری را دقیق و بدون تناقض ارائه دهد تا از توقفهای غیرضروری جلوگیری شود.
نکات مهم و اشتباهات رایج در استفاده از کد کوتاژ
- ثبت اشتباه ارزش یا تعرفه: یکی از رایجترین دلایل توقف پرونده، انتخاب نادرست تعرفه یا ارزشگذاری اشتباه است.
- مغایرت وزن واقعی و وزن اظهارشده: وزن نادرست در اکثر موارد باعث ارجاع دوباره پرونده به کارشناسی یا ارزیابی فیزیکی میشود.
- عدم ارائه مدارک استاندارد یا بهداشت: اگر کالای شما نیاز به مجوز داشته باشد، بدون ثبت صحیح اطلاعات در کوتاژ اجازه ادامه کار داده نمیشود.
- ارائه مدارک نامرتب یا غیررسمی: فعالیت با یک برند رسمی و شناختهشده علاوه بر ایجاد اعتماد، روند گمرکی را سادهتر میکند.
سوالات پرتکرار درباره کد کوتاژ
کد کوتاژ چند رقم است؟
بسته به ساختار سامانه گمرک، معمولاً یک کد چندرقمی یکتا است که قابلتکرار نیست.
آیا بدون کوتاژ امکان ترخیص کالا وجود دارد؟
خیر. هیچ کالایی بدون داشتن کوتاژ وارد چرخه ارزیابی و ترخیص نمیشود.
میتوان وضعیت کوتاژ را آنلاین پیگیری کرد؟
بله. در سامانه گمرک وضعیت پرونده با همین کد قابل مشاهده است.
جمعبندی طبیعی
کد کوتاژ برای هر تاجر، نقطه شروع و معیار اصلی پیگیری اظهارنامه محسوب میشود. این کد تضمین میکند که مسیر کالای وارداتی یا صادراتی شفاف، قانونی و قابل کنترل باشد و هر مرحله از مسیر گمرکی به شکلی دقیق ثبت شود. آشنایی کامل با ساختار کوتاژ، نهتنها زمان ترخیص را کاهش میدهد، بلکه تصمیمگیری تجاری را هم سادهتر میکند.