تفویض اختیار هیئت‌مدیره به مدیرعامل یکی از ابزارهای مهم مدیریت شرکت است. این فرآیند باعث می‌شود مدیرعامل بتواند امور اجرایی را سریع‌تر و شفاف‌تر مدیریت کند. بسیاری از شرکت‌ها برای جلوگیری از اتلاف وقت و کاهش تشکیل جلسات، بخشی از مسئولیت‌های خود را به مدیرعامل واگذار می‌کنند.
در قانون تجارت نیز تفویض اختیار در صورتی معتبر است که دامنه اختیارات به‌صورت شفاف تعریف شده باشد.
تفویض اختیار هیئت‌مدیره چیست و چه زمانی انجام می‌شود؟
تفویض اختیار یعنی سپردن بخشی از مسئولیت‌های اجرایی هیئت‌مدیره به مدیرعامل.
این اقدام زمانی انجام می‌شود که شرکت نیاز به سرعت عمل بیشتر دارد یا حجم فعالیت‌ها زیاد است.
تفویض اختیار در شرکت‌هایی که مراحل ثبت شرکت را تازه پشت سر گذاشته‌اند، معمولاً بسیار کاربرد دارد؛ زیرا ساختار مدیریتی هنوز شکل نگرفته و اجرای امور باید بدون وقفه انجام شود.
مزایای تفویض اختیار
- کاهش زمان تصمیم‌گیری
- افزایش هماهنگی در اجرای امور
- جلوگیری از تجمع اختیارات در یک سطح
- ایجاد جریان مدیریتی شفاف
- امکان پیگیری امور بدون نیاز به جلسات مداوم
حدود و چارچوب‌های قانونی تفویض اختیار به مدیرعامل
قانون تجارت اجازه تفویض اختیار را می‌دهد، اما شرایط آن را مشخص کرده است.
هیئت‌مدیره نمی‌تواند تمام وظایف خود را واگذار کند؛ تنها بخشی از وظایف قابل تفویض است.
این اختیارات باید در صورتجلسه هیئت‌مدیره به‌صورت شفاف تعیین شوند و مدت اعتبار نیز مشخص باشد.
مواردی که معمولاً غیرقابل‌تفویض هستند
- تصمیم‌گیری درباره افزایش سرمایه
- تصویب ترازنامه و صورت‌های مالی
- انتخاب یا تغییر اعضای هیئت‌مدیره
- تصمیمات مرتبط با انحلال شرکت
این تصمیمات تنها در صلاحیت هیئت‌مدیره است و حتی با صورتجلسه نیز قابل واگذاری نیست.
مواردی که قابل تفویض هستند
- امور اجرایی روزمره
- مدیریت منابع انسانی
- عقد قراردادهای عادی
- پیگیری امور اداری و مالی
- مکاتبات اداری
- اجرای مصوبات هیئت‌مدیره
بسیاری از شرکت‌ها هنگام ثبت تغییرات شرکت دامنه اختیارات مدیرعامل را مشخص می‌کنند تا در آینده اختلاف و ابهام ایجاد نشود.
وظایفی که معمولاً قابل تفویض به مدیرعامل هستند
مدیرعامل می‌تواند مسئولیت‌های عملیاتی متعددی را به‌صورت رسمی از هیئت‌مدیره دریافت کند.
این وظایف باید دقیقاً در صورتجلسه ذکر شوند.
نمونه وظایف قابل تفویض
- امضای قراردادهای روزمره
- دریافت یا پرداخت وجه در چارچوب مصوبات
- شرکت در جلسات اداری به‌عنوان نماینده شرکت
- ارائه گزارش‌های دوره‌ای به هیئت‌مدیره
- مدیریت امور پرسنلی و استخدام
- پیگیری امور مالی و حسابداری
- مکاتبه با سازمان امور مالیاتی، بیمه و سایر نهادها
اختیارات باید به حدی شفاف باشند که هیچ برداشت متفاوتی ایجاد نشود.
هرگونه ابهام می‌تواند در آینده باعث اختلاف میان هیئت‌مدیره و مدیرعامل شود.
چرا شفافیت در تفویض اختیار مهم است؟
شرکت‌هایی که ساختار تفویض اختیار را به‌صورت دقیق ثبت می‌کنند، مدیریت یکپارچه‌تری دارند.
این شفافیت باعث کاهش تعارض، افزایش سرعت اجرا و جلوگیری از تصمیم‌گیری‌های پراکنده می‌شود.
به همین دلیل توصیه می‌شود متن صورتجلسه و حدود اختیارات با دقت نوشته شود.